الگو برداری در صنعت

الگو
برداری روشی است سیستماتیک که سازمان ها به وسیله آن می توانند فعالیت های
خود را بر اساس بهترین صنعت یا سازمان اندازه گیری و اصلاح کنند . این روش
با فراهم سازی چارچوبی برای سازمان ها که به وسیله آن فعالیت های بهترین
سازمان مشخص گردیده است و تشخیص وجوه تمایز سازمان موجود با بهترین سازمان
نشان می دهد که چگونه می توان شکاف های موجود را پر کرد . الگو برداری به
واقع ابزاری برای بهبود مستمر است و می تواند توسط انواع سازمان های
تولیدی و خدماتی به کار گرفته شود . این روش را با نام های الگوگیری و
الگو برداری نیز می شناسند .


مقدمه :

در
عرصه تولید یا خدمات امکان دارد سازمانی عملکرد بهتری نسبت به سازمان های
دیگری داشته باشد . همچنین ممکن است هر یک از بخش ها مانند بخش جمع آوری
مواد و تامین مواد اولیه بخش تولید ، بخش فروش ، بخش توزیع سرویس دهی به
مشتریان یا دیگر بخش های یک سازمان ارائه بهتری از کار خود نسبت به دیگران
داشته باشند. برای تنظیم هر چه موثرتر عملکرد بر مبنای اهداف مورد نظر
مدیران باید بدانند که کدام سازمان یا کدام بخش موثرترین و بهترین روش را
به کار می گیرد تا موفق تر باشد . پس از آن مدیران باید تمامی تلاش خود را
جهت هماهنگ کردن بخش های مختلف سازمان براساس آن الگوی بهتر و نمونه به
کار برند . چنین تکنیکی را الگوگیری یا الگوبردای می نامند .



برای مطالعه کامل متن به “ادامه مطلب” مراجعه کنید:

الگو برداری روشی است سیستماتیک که سازمان ها به وسیله آن می توانند فعالیت های خود را بر اساس بهترین صنعت یا سازمان اندازه گیری و اصلاح کنند . این روش با فراهم سازی چارچوبی برای سازمان ها که به وسیله آن فعالیت های بهترین سازمان مشخص گردیده است و تشخیص وجوه تمایز سازمان موجود با بهترین سازمان نشان می دهد که چگونه می توان شکاف های موجود را پر کرد . الگو برداری به واقع ابزاری برای بهبود مستمر است و می تواند توسط انواع سازمان های تولیدی و خدماتی به کار گرفته شود . این روش را با نام های الگوگیری و الگو برداری نیز می شناسند .


مقدمه :

در عرصه تولید یا خدمات امکان دارد سازمانی عملکرد بهتری نسبت به سازمان های دیگری داشته باشد . همچنین ممکن است هر یک از بخش ها مانند بخش جمع آوری مواد و تامین مواد اولیه بخش تولید ، بخش فروش ، بخش توزیع سرویس دهی به مشتریان یا دیگر بخش های یک سازمان ارائه بهتری از کار خود نسبت به دیگران داشته باشند. برای تنظیم هر چه موثرتر عملکرد بر مبنای اهداف مورد نظر مدیران باید بدانند که کدام سازمان یا کدام بخش موثرترین و بهترین روش را به کار می گیرد تا موفق تر باشد . پس از آن مدیران باید تمامی تلاش خود را جهت هماهنگ کردن بخش های مختلف سازمان براساس آن الگوی بهتر و نمونه به کار برند . چنین تکنیکی را الگوگیری یا الگوبردای می نامند .

ارزیابی مقایسه ای ، فرایند مستمر اندازه گیری و مقایسه فرایندهای کاری در برابر فرایندهای قابل مقایسه در سازمان های پیشرو با هدف کسب اطلاعاتی است که سازمان مورد نظر را کمک خواهد کرد تا بهبودها را شناسایی و اجرا کنند. الگو برداری یک فرایند سیستماتیک و پیوسته از ارزیابی محصولات ، خدمات و روش هاست که در مقایسه با رقبای اصلی و یا شرکت هایی که به عنوان پیشگام مطرح هستند انجام می پذیرد و در واقع ابزاری موثر در دست مدیران جهت بهبود فرایندهای کاری است .

الگو برداری که با نام « الگوبرداری از بهترین ها » نیز معروف است ، با شناخت سازمان یا سازمان هایی به عنوان بهترین ، تکنیک هایی را معرفی می کند که می توان با آن شکاف موجود بین یک سازمان تا سازمان پیشرو را پر کرد یا به حداقل رساند .


مدل های مختلف الگوبرداری

مدل های مختلفی را می توان برای الگو برداری در نظر گرفت . دو مدل متمایزتر الگو برداری ، الگو برداری بر مبنای مقایسه « چه چیزهایی » و الگوبرداری بر مبنای مقایسه « چه کسانی » هستند . حال به توضیح هر یک از موارد ذکر شده می پردازیم :


الف ) الو برداری بر مبنای اینکه چه چیزهایی با هم مقایسه می شوند. این مدل با عنوان « چه چیزهایی با هم مقایسه می شوند » شامل انواع زیر است :

۱- مقایسه بر اساس عملکرد :
دراین نوع از الگوبردای سازمان ها و صنایع معیارهای عملکرد را با هم مقایسه می کنند . به عنوان مثال یک سازمان در زمینه معیارهای مالی ، معیارهای عملیاتی و … خود را با سازمان پیشرو مقایسه می کند .


۲- مقایسه بر اساس فرآیندهای کاری :

در این مدل روش ها و فرآیندهای کاری سازمان ها با هم مقایسه می شوند . به عنوان مثال یک سازمان فرآیندهای لازم برای تولید یک محصول خاص را با فرآیندهای سازمان پیشرو مقایسه میکند .


۳- مقایسه راهبردی :

در این مدل استراتژی سازمان ها با هم مقایسه می شوند به عنوان مثال استراتژی فروش سازمان ها ، استراتژی خرید سازمان ها و تولید و … با یکدیگر مقایسه شده و بهترین سازمان از نظر اتخاذ استراتژی مربوطه مورد مقایسه قرار می گیرد .


ب ) الگو برداری بر مبنای اینکه چه کسانی با هم مقایسه شوند ؟ این مدل با عنوان « چه کسانی با هم مقایسه شوند » شامل موارد زیر است :

۱- الگو برداری داخلی:
کاربرد این مدل الگو برداری معمولا در شرکت ها و سازمان های بزرگ از زیر مجموعه اصلی یا مادر مقایسه میشود و به واقع مقایسه داخلی بین بخش های مختلف یک سازمان بزرگ انجام می پذیرد . به عنوان مثال می توان به شعبه های مختلف آی بی ام در کشورهای مختلف ، شعبه های فروشگاه رفاه و … اشاره کرد .


۲- الگوبرداری رقابتی :

در این حالت محصولات مشابه از دو شرکت رقیب مورد مقایسه قرار میگیرند . الگو برداری رقابتی به واقع تعمیم و تجزیه و تحلیل رقیب و بخشی از فعالیت های تجزیه و تحلیل رقیب به شمار می رود . در این حالت به جای تمرکز روی عملکرد متوسط صنعت خود روی بهترین رقیب تمرکز کرده و او به عنوان بهترین الگو در نظر گرفته می شود .


۳- الگوبرداری کارکردی :

در این حالت بحث روی مقایسه کارکردهای مختلف است . به عنوان مثال فعالیت توزیع یک شرکت با فعالیت توزیع شرکت دیگر مقایسه می شود . در این حالت الزامی وجود ندارد که تولیدات دو شرکت حتما یکسان باشند .


۴- الگو برداری ژنریک :

در این حالت حد مرزی برای الگوبرداری وجود ندارد . الگو برداری ژنریک یک حالت ساختگی و تصنعی است . در اینجا با ساخت یک مدل فرضی بهترین الگوبرداری صورت می گیرد و تمرکز بر روی فرآیندهای کاری ممتاز و عالی است . این نوع الگوگیری بسیار موثر ولی در عین حال مشکل است .



مراحل اصلی در الگوبرداری :

هنگام به کارگیری الگوبردای می بایست مراحلی به صورت پیاپی و پیوسته انجام پذیرد . اولین گام ، برنامه ریزی است و بر اساس تجارب برنامه ریزی مهمترین فاز فرآیند الگوگیری است . در این مرحله انتخاب بخش مورد نظر جهت الگو بردای انجام می گیرد . طبعا این انتخاب براساس استراتژی سازمان و مشکلات موجود است .
پس از آن می بایست تیم الگوگیری تشکیل شود . افراد این تیم براساس نوع پروژه مورد نظر انتخاب می شوند و قطعا این تیم می بایست با مدیریت ارشد ارتباط داشته باشد . این ارتباط می تواند توسط یکی از مدیران که عضو تیم مورد نظر است نیز انجام پذیرد. شناخت کامل و مستند سازی کاری که باید الگوگیری شود همچنین تشخیص مشکلات گلوگاه ها در این مرحله صورت می پذیرد. تعیین معیارهای ارزیابی و شاخص های مقایسه نیز جزو این مرحله است .


دومین گام ، جستجو است . شناسایی شرکت ها و سازمان های پیشرو ، جستجو برای بهترین فرآیند و جستجو برای پیدا کردن سازمان هایی که عملکرد بهتری دارند در این مرحله صورت می پذیرد . پس از پیدا کردن سازمان های مورد نظر از بین آنها بهترین انتخاب شده و برقرار کردن ارتباطات اولیه با آن سازمان شروع می شود .


سومین گام مشاهده است . در این مرحله هدف اصلی شناخت حاصل کردن و مطالعه فرآیندهای سازمان پیشرو است که قطعا نیاز به جمع آوری اطلاعات دارند . اطلاعات مورد نظر می توانند در سه سطح جمع آوری شوند : شناسایی سطح عملکرد سازمان پیش رو ،شناخت روش کار و شناخت عوامل ایجاد کننده و محرک جهت عملکرد بهتر . در این فاز با شناسایی نیازهای اطلاعاتی اطلاعات مورد نظر جمع آوری شده و توسط ابزارهای مختلف به صورت خلاصه شده و جامع در خواهند آمد .


چهارمین مرحله ، تجزیه و تحلیل اطلاعات است . هدف اصلی دز این فاز تعیین تفاوت و شکاف بین عملکرد موجود و عملکرد مطلوب است . در این مرحله می بایستی علل ریشه ای این اختلاف شناسایی شده و عوامل آن مورد بررسی دقیق قرار گیرند . برای این کار می بایست اطلاعات را با درستی دسته بندی کرد . بیشترین تاکید روی اطلاعات مفید است پس از آن با پردازش اطلاعات فواصل موجود شناسایی شده و علل اصلی شکاف های موجود تشخیص داده می شود .


پنجمین گام ، تطبیق یا پذیرفتن است . بدان معنا که سیاستی که بر اساس آن عملکرد الگو انجام شده است می بایستی مورد پذیرش قرار گیرد . هدف اصلی از این کار ایجاد تحول و بهبود است . بنابراین اطلاعات بدست آمده و روش های اجرایی جهت تحقق اهداف باید مورد توافق و پذیرش کل سازمان باشد . برای این امر می بایست نظر دیگران جلب شده و آنها متقاعد شوند . پس از آن لازم است طرح اجرایی را تهیه و سپس آنرا پیاده سازی کرد . قطعا می بایست بر میزان پیشرفت ، نظارت دقیق داشت تا اهداف مورد نظر محقق شوند . روند فوق به چرخه الگو برداری نیز معروف است .



جزییات الگو برداری :

۱- تشخیص دهید که چه چیزی می بایست تحت الگو برداری قرار گیرد .

۲- سازمان های قابل مقایسه ای را شناسایی کنید .

۳- روش جمع آوری اطلاعات خود را نتخاب کنید و براساس آن اطلاعات لازم را به دست آورید .

۴- شکاف عملکردی موجود را شناسایی کنید .

۵- سطوح عملکرد مورد نظر درآینده را در نظر داشته باشید .

۶- یافته های الگو برداری را مورد پذیرش قرار دهید .

۷- اهداف بلند مدت را جهت دهی کنید .

۸- طرح ها و فعالیت های خود را توسعه دهید .

۹- فعالیت های مورد نظر را به کار گرفته و پیشرفت ها را نشان دهید .

۱۰- الگوهای خود را مرتبا مورد ارزیابی قرار دهید .



موانع و چالش های موجود

یکی از موانع بر سر راه الگوبرداری امتناع از داده اطلاعات به رقباست .

معمولا سازمان های پیشرو از در اختیار گذاشتن اطلاعات خود ممانعت به عمل می آورند . خودبینی و غرور نیز می تواند از پیشبرد اهداف و به کارگیری الگو برداری جلوگیری کند و نداشتن صبر و حوصله در مراحل مختلف و مخصوصا مراحل اولیه الگوبرداری میتواند از آفت های آن به شمار آید . باید توجه داشت که الگوبرداری فقط شامل بحث های کیفی نیست . الگو گیری شامل تجزیه و تحلیل کیفی و کمی است .

معمولا کمک گرفتن از مشاوران ، خوب است ولی نباید بر مشاوران زیاد تاکید کرد. استفاده از کارشناسان داخلی می تواند بسیار ثمر بخش تر باشد. توجه داشته باشید که اگر سازمان ذیربط در فرآیند جمع آوری اطلاعا داده ها دخیل نباشند ، الگوبرداری نمی تواند برای آن سازمان بهبودی حاصل کند . افراد درون سازمان حتما باید در این امر شرکت کنند .

ذکر این نکته لازم است که الگوبرداری فقط مقایسه اعداد و ارقام نیست ، همچنین یک شبه برای شما ارمغان بهبودی نمی آورد . برای تحقق اهداف نهایی الگوبرداری ، باید مراحل آن را با دقت و صبر و حوصله به انجام رسانید .



جمع بندی :

ارزیابی مقایسه ای یکی از موثرترین شیوه ها در جهت بهبود سازمان است . امروزه مدیریت هر سازمان می تواند با الگو برداری از سازمان های موفق روش های برتر را برای بهبود مستمر کارایی در سازمان پیدا کرده و آنها را پیدا سازی کند .

الگوبرداری نه تنها می تواند یک تکنیک تشخیص مشکل باشد ، بلکه می تواند در روابط طراحی فرآیندها نیز کمک شایانی به طراحان بکند . الگوگیری به مواقع پاسخی برای تنظیم این سوال است که هنگامی که احتیاج به بهبود تشخیص داده می شود ، استانداردهای عملکرد باید در چه سطحی تنظیم شود ؟ تشخیص سطوح عملکرد سازمان ها موفق فهمیدن چگونگی انجام آن ، تشخیص این که دیگران چگونه می توانند برای تغییر در سازمان ایجاد انگیزه کنند و اشتباهات خود را به حداقل برسانند . تشخیص شکاف های موجود بین عملکرد سازمان های موفق با دیگر سازمان ها و کم کردن فاصله بین آنها همگی می توانند از نتایج الگوبرداری به شمار آیند .




نویسنده : بهداد مسگریان ، کارشناس ارشد صنایع

نویسنده نوشته: محمدرضا سربیون

3 thoughts on “الگو برداری در صنعت

    بازرگانی 0561

    (آبان ۲۸, ۱۳۹۰ - ۱۶:۳۵)

    سلام محمدرضا خوبی
    ببین یک ایمیل امروز برای شما فرستادم یک نگاهی کنید و به من کمک کنید خیلی لازم دارمش من منتظرم


    سلام
    ایمیلت رو چک کن
    یه ایمیل فرستادم برات ، اگه تو اینباکس نبود تو اسپم ها رو هم یه نگاهی بنداز

    بازرگانی 0561

    (آبان ۲۹, ۱۳۹۰ - ۰۷:۳۶)

    سلام محمدرضا ایمیل را مطالعه کردید؟


    ایمیلت رو چک کن

    بازرگانی 0561

    (آبان ۲۹, ۱۳۹۰ - ۱۵:۴۶)

    سلام محمدرضا کاری را که گفته بودید انجام دادم ایمیل خود را چک کنید


    سلام مجدد
    حالا بازم شما ایمیلت رو دوباره چک کن

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

انتخاب شکلک ها !!!

SmileBig SmileGrinLaughFrownBig FrownCryNeutralWinkKissRazzChicCoolAngryReally AngryConfusedQuestionThinkingPainShockYesNoLOLSillyBeautyLashesCuteShyBlushKissedIn LoveDroolGiggleSnickerHeh!SmirkWiltWeepIDKStruggleSide FrownDazedHypnotizedSweatEek!Roll EyesSarcasmDisdainSmugMoney MouthFoot in MouthShut MouthQuietShameBeat UpMeanEvil GrinGrit TeethShoutPissed OffReally PissedMad RazzDrunken RazzSickYawnSleepyDanceClapJumpHandshakeHigh FiveHug LeftHug RightKiss BlowKissingByeGo AwayCall MeOn the PhoneSecretMeetingWavingStopTime OutTalk to the HandLoserLyingDOH!Fingers CrossedWaitingSuspenseTremblePrayWorshipStarvingEatVictoryCurseAlienAngelClownCowboyCyclopsDevilDoctorFemale FighterMale FighterMohawkMusicNerdPartyPirateSkywalkerSnowmanSoldierVampireZombie KillerGhostSkeletonBunnyCatCat 2ChickChickenChicken 2CowCow 2DogDog 2DuckGoatHippoKoalaLionMonkeyMonkey 2MousePandaPigPig 2SheepSheep 2ReindeerSnailTigerTurtleBeerDrinkLiquorCoffeeCakePizzaWatermelonBowlPlateCanFemaleMaleHeartBroken HeartRoseDead RosePeaceYin YangUS FlagMoonStarSunCloudyRainThunderUmbrellaRainbowMusic NoteAirplaneCarIslandAnnouncebrbMailCellPhoneCameraFilmTVClockLampSearchCoinsComputerConsolePresentSoccerCloverPumpkinBombHammerKnifeHandcuffsPillPoopCigarette